La sous-traitance Qualiopi joue un rôle crucial dans le secteur de la formation professionnelle en France. Cet article explore les exigences réglementaires, les bénéfices et les défis associés à la certification Qualiopi pour les sous-traitants. Découvrez comment les organismes de formation peuvent garantir la qualité et la conformité de leurs prestations en respectant le référentiel national qualité, et pourquoi la sous-traitance bien gérée est essentielle pour accéder au CPF et maintenir un chiffre d’affaires stable…
Comprendre la sous-traitance Qualiopi
Définition de la sous-traitance
La sous-traitance Qualiopi consiste, pour un organisme de formation, à confier une partie de ses prestations à un sous-traitant. L’enjeux de cette opération sera alors de s’assurer de la qualité du sous traitant pour conserver la conformité des formations données. Cette pratique est cependant très intéressante car elle permet de diversifier et enrichir son offre de formation…
Différence entre sous-traitance et le portage Qualiopi
La sous-traitance implique une délégation directe de tâches spécifiques à un prestataire externe, tandis que le portage consiste à confier l’intégralité d’un projet à une entreprise tierce qui gère ensuite les différents intervenants. Dans le cadre de la certification Qualiopi, ces deux pratiques doivent répondre à des critères stricts pour garantir le respect des indicateurs du référentiel national qualité (RNQ).
Rôle du sous-traitant dans le cadre de la certification Qualiopi
Les sous-traitants jouent un rôle clé en apportant une expertise complémentaire à celles des organismes de formation. Ils doivent respecter les mêmes exigences de qualité que les donneurs d’ordre, ce qui inclut la conformité aux indicateurs de performance définis par le référentiel Qualiopi. Les sous-traitants doivent également participer activement aux démarches d’amélioration continue et aux audits de certification.
Obligations légales et réglementaires
Exigences du décret du 28 décembre 2023
Le décret n°2023-1350 du 28 décembre 2023 encadre strictement la sous-traitance dans le cadre de la certification Qualiopi. Il impose aux organismes de formation de s’assurer que leurs sous-traitants respectent les mêmes critères qu’eux notamment sur la question du dossier Qualiopi. Cela inclut des obligations précises sur les processus et les résultats attendus pour ainsi garantir la conformité des prestations sous-traitées avec les standards de la certification.
Critères de certification pour les sous-traitants
Les sous-traitants doivent être en mesure de démontrer leur capacité à respecter les indicateurs définis par le RNQ. Cela inclut la compétence des personnels de formation, l’aspect qualitatif des prestations fournies et l’engagement dans une démarche d’amélioration continue. Attention, l’organisme de formation est tenu de veiller à ce que les sous-traitants respectent ces critères. Si ce n’est pas le cas, l’OF pourrait perdre sa certification Qualiopi…
Interdiction de la sous-traitance en cascade
La sous-traitance en cascade, situation dans laquelle un sous-traitant délègue à son tour à un autre prestataire, est strictement interdite dans le cadre de Qualiopi. Cette interdiction vise à garantir une traçabilité et une responsabilité claire des prestations sous-traitées, évitant ainsi des pertes de contrôle sur la qualité et la conformité des formations dispensées.
Obligations pour les donneurs d’ordre
Les donneurs d’ordre, ou organismes de formation, doivent formaliser leur relation avec les sous-traitants par un contrat de sous-traitance détaillé. Ce contrat doit inclure :
- les missions confiées,
- les objectifs de qualité à atteindre,
- les responsabilités respectives des parties
De plus, ils doivent vérifier régulièrement la conformité des formations sous-traitées, incluant des audits internes et des contrôles qualité périodiques.
Contrat de sous-traitance : les 7 modalités à inclure
- Description précise des missions confiées.
- Exigences de qualité et indicateurs de performance.
- Modalités de contrôle et d’évaluation des prestations.
- Responsabilités des parties en matière de conformité.
- Clauses de résiliation en cas de non-conformité.
- Engagements du sous-traitant à respecter le référentiel national qualité.
- Processus de gestion des litiges et des réclamations.
Plafonnement des missions sous-traitées
Pour garantir une implication directe dans la formation, les missions sous-traitées doivent être plafonnées à 80% de son chiffre d’affaires déclaré. Ce plafonnement vise à maintenir une compétence interne suffisante et à assurer que l’organisme ne devienne pas uniquement un intermédiaire administratif.
Bénéfices de la certification Qualiopi pour les sous-traitants
Garanties de qualité et de conformité
La certification Qualiopi assure que les sous-traitants respectent les standards exigés par le référentiel national qualité. Cela renforce la crédibilité des sous-traitants auprès des donneurs d’ordre et assure une prestation conforme aux attentes réglementaires.
Développement et maintien de l’activité
Être certifié Qualiopi permet aux sous-traitants de développer leur activité en accédant à de nouvelles opportunités de contrats. Cette certification est un gage de sérieux et de professionnalisme qui peut attirer de nouveaux clients, notamment des organismes de formation cherchant à diversifier leurs prestations.
Meilleure attractivité auprès des donneurs d’ordre
Les sous-traitants certifiés Qualiopi sont plus attractifs pour les donneurs d’ordre. En effet, ces derniers cherchent à travailler avec des partenaires capables de garantir des hauts standards de formation, conforme aux exigences du CPF et aux normes nationales. La certification devient donc un avantage compétitif sur le marché de la formation.
Impacts pour les donneurs d’ordre
Conformité réglementaire et limitation des risques
Les donneurs d’ordre doivent s’assurer que leurs sous-traitants respectent les exigences du RNQ pour éviter les sanctions et garantir l’éligibilité de leurs formations au Compte Personnel de Formation (CPF). Cela inclut la vérification régulière de la conformité des prestations sous-traitées aux indicateurs définis.
Conséquences de la non-conformité : déréférencement et perte d’accès au CPF
En cas de non-conformité des sous-traitants, les donneurs d’ordre risquent de perdre leur certification Qualiopi, entraînant le déréférencement de leurs formations au CPF. Cette situation peut conduire à une baisse significative du chiffre d’affaires et à une perte de confiance de la part des clients et partenaires.
Défis et limites de la sous-traitance Qualiopi
Gestion administrative et charge de travail
La sous-traitance Qualiopi impose une gestion administrative rigoureuse. Les donneurs d’ordre doivent mettre en place des procédures de suivi et de contrôle pour assurer la conformité des prestations sous-traitées. Attention, vous devez garder à l’esprit que la vérification régulière des indicateurs de qualité et l’organisation d’audits internes, augmenteront votre charge de travail…
Contrôles et vérifications par les instances compétentes
Les organismes de formation et leurs sous-traitants sont soumis à des contrôles stricts par les instances de certification. Ces contrôles visent à vérifier la conformité aux exigences du référentiel national qualité et peuvent entraîner des sanctions en cas de non-respect des critères. Les organismes doivent donc se préparer à ces vérifications et assurer une documentation complète et précise de leurs activités.
Problèmes liés à la disponibilité et à la qualité des sous-traitants
Trouver des sous-traitants qualifiés et certifiés peut s’avérer difficile, surtout dans des domaines spécialisés. La disponibilité limitée de prestataires répondant aux critères de la certification Qualiopi peut inciter les OF à travailler avec des prestataires externes non certifiés. Nous ne pouvons que vous conseiller de ne pas céder à cette tentation et de sous-traiter uniquement à des partenaires dignes de confiance…
La sous-traitance Qualiopi est essentielle pour garantir la qualité et la conformité des formations. Bien que bénéfique pour les sous-traitants et les donneurs d’ordre, elle impose des défis administratifs et des contrôles rigoureux. Les organismes de formation doivent choisir des sous-traitants certifiés pour éviter les risques de non-conformité et maintenir leur accès au CPF. En respectant les obligations légales, ils peuvent sécuriser leur chiffre d’affaires et offrir des prestations de haute qualité.
